Kompendium wiedzy
Niszczenie dokumentów

Istnieje wiele przepisów dotycząc ochrony informacji / danych w sumie jest to około 30 aktów prawnych . Oczywiście najpopularniejszym jest rozporządzenia RODO dotyczące ochrony danych osobowych. Większość firmy i instytucje spłaszczyły temat ochrony informacji i to uproszczenie wydaje się sensowne, dlatego skupimy na rozporządzeniu. Chociaż ile razy pojawi się stwierdzenie “rozporządzenia RODO” w domyśle mamy też na myśli inne akty prawne  (czy zdrowo rozsądkowe podejście)

Po wejściu w życie rozporządzenia RODO to Państwo ponoszą pełną odpowiedzialność prawną i finansową za poprawne przetwarzanie, a zatem i zniszczenie danych osobowych. Odpowiedzialność prawną i finansową będziecie Państwo ponosić również względem swoich kontrahentów / klientów za np. ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa (w przypadku dokumentów nie zawierających danych osobowych). Podpisanie umowy, w tym umowy powierzenia danych, z firmą niszczącą daje Państwu możliwość dochodzenia odszkodowania jedynie na podstawie regresu. Dochodzenie odszkodowania niestety wiąże się ze skomplikowanym postępowaniem procesowym, bowiem praktycznie niemożliwe jest dowiedzenie, jakie dokumenty zostały faktyczne powierzone firmie niszczącej. Pamiętaj! Odpowiedzialność poprawnego przechowywania i przetwarzania danych jest niezbywalna.

Jednak efektywne i bezpieczne niszczenie dokumentów zawierających dane wrażliwe bez firmy zewnętrznej jest trudne, czasochłonne i kłopotliwe. Biurowe niszczarki psują się i są zwyczajnie wolne (długi czas niszczenia z uwagi na znaczne ograniczenia ilościowe i częste opróżnianie kosza). Dodatkowo zniszczone i wyrzucane do kosza ścinki są posegregowane partiami, zatem ich odczytanie jest możliwe. Więc jak widać samodzielny proces niszczenia jest  droższy i bardziej czasochłonny, niż zlecenie usługi firmie zewnętrznej. Do tego samodzielne niszczenie danych może być równie niebezpieczne ze względu na brak kontroli procesu. 

Warto dodać, że z zewnętrznych firm korzystają wszystkie duże podmioty praktycznie cała administracją Państwowa. Jeżeli pomyślicie Państwo teraz o jakieś firmie, tak, ona też niszczy dane na zewnątrz, w zasadzie każdy Bank, szpital jednostka administracji Państwa (typu urząd) niszczy dokumenty korzystają z firmy takiej jak nasza